Dentro de nuestras tareas de mantenimiento informático está la de asesorar y aconsejar mejoras en los sistemas informáticos de nuestros clientes.

Unas de las consultas más frecuentes son las relativas a la NUBE; este es el último de la serie de 4 artículos en los que vamos a intentar orientar a este respecto:

  1. Diferencias entre nube empresarial y nube personal.
  2. Almacenamiento en la nube centralizado frente a almacenamiento disperso.
  3. Requisitos mínimo para contratar un servicio empresarial en la nube.
  4. Cómo migrar los datos de un servidor a la nube.

Para crear una estructura organizada y eficiente en la nube deberíamos seguir unos criterios fundamentales:

  • No crear estructuras de más cuatro niveles. Las estructuras de carpetas con más niveles nos dificultan la búsqueda de archivos y la percepción de la organización general. Está demostrado que las estructuras de más de cuatro niveles son tediosas de manejar. Una estructura de como máximo cuatro niveles debería bastar a cualquier tipo de organización por grande o compleja que sea. (En el archivo físico así es: armario – estantería – archivador – separador)
  • No duplicar archivos. Esto debería ser ley en nuestra organización. Un archivo siempre debe permanecer en su lugar y sólo duplicarse como copia de seguridad o si queremos mantener una “foto” de cómo estaba el archivo en un momento determinado. Los archivos duplicados, sólo deben ser aquellos que pensamos que no vamos a usar nunca más.  La carpeta o el propio nombre el archivo debe indicarnos sin lugar a dudas  que este archivo no es de uso corriente.
  • Imitar el orden de trabajo de nuestra organización. Si ya se dispone de algún tipo de organización de los archivos en papel, este debería determinar la organización de nuestras carpetas. Si no, la estructura debería seguir lo más fielmente posible el orden del trabajo y los archivos generados en cada fase.
  • Determinar quién debe acceder a las carpetas. En el mundo real de la empresa, no todos los usuarios deben tener acceso a todas las carpetas y archivos. Por un lado nunca es necesario que todo el mundo acceda a todo, como ocurre con los discos virtules como DropBox y demás aplicaciones del mercado. Cualquier organización seria necesita de ciertas parcelas privadas y otras compartidas teniendo en cuenta el trabajo que desarrolla cada usuario que accede al sistema. Hay que recordar que compartir los archivos, ya sea en Cloud o en una red local no significa “barra libre” para el acceso a esos archivos y carpetas. Es tan necesario definir una estructura centralizada coherente, como determinar quién debe tener acceso a la información.
  • Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos. En la organización de las carpetas debemos distinguir qué archivos van a ser usados en un futuro immediato y cuáles no. Lo más sencillo es crear subcarpetas de almacenamiento que contendrán esos archivos que no preveamos usar en el futuro. La solución es muy sencilla, basta con crear carpetas por períodos de tiempo. Si tenemos una carpeta llamada “Informes”, almacenaremos en ella los informes más recientes. Para los que ya no se van a usar crearemos subcarpetas que podrían ir por meses por ejemplo “Enero-2015”, “Febrero-2016”, etc. Todos los informes que no pertenezcan al mes actual serán copiados a estas carpetas.

 

Proponemos tres formas fundamentales para organizar la información:

  1. Según los departamentos o subdivisiones de la empresa o grupo de trabajo:

Esta es la forma más evidente. En toda organización existe una división de tareas, cada miembro del grupo está especializado y trabaja sobre una parte de los procesos de la empresa.

Se trata de construir la estructura de las carpetas en función de los departamentos de la empresa.

  1. A partir del flujo de trabajo del grupo.

Esta metodología consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa. Para una empresa de ejemplo, una agencia de viajes, podemos identificar de forma sencilla el proceso de ventas: Presupuestos, Presupuesto aceptados, Reservas, Cancelaciones, Facturas, Reclamaciones.

  1. A partir del acceso de los clientes o usuarios.

Este método es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en función de proyectos o servicios a clientes.

Como conclusión decir que hay que dedicar algo de tiempo a pensar cómo vamos a organizar nuestra información y quién va a poder acceder a ella.

Desde LISOT, estamos especializados en definir y preparar la estructura informática para migrar con éxito a la NUBE.