El correo electrónico es la forma de comunicación por excelencia de las empresas, y más en los días en los que nos encontramos. En nuestros emails solemos contener datos críticos sobre nuestra empresa y nuestros clientes. Por eso es de vital importancia protegerlo frente a posibles ataques de hackers que buscan obtener algún tipo de beneficio (económico o de reputación) y tenerlos disponibles a largo plazo.

Para proteger y preservar los datos críticos la empresa ha de contar con una solución de archivo de correo electrónico y un software de respaldo. Esto es realmente importante ya que, con ambas soluciones, cumplen la mayor parte de los requisitos legales y de protección.

 

Copia de seguridad versus archivado de correo

Gran parte de las empresas tienen asumido que han de realizar copias de seguridad de todos sus archivos de forma periódica, pero ¿saben realmente para qué sirve el archivado de correo?

Todavía hay quien cree que una copia de seguridad y un archivado de correo sirven para lo mismo y que contando con una de las dos opciones es suficiente. Por eso hoy queremos hablar de las diferencias entre una copia de seguridad y un archivado de correo.

 

Copia de seguridad: ¿Qué es?

Una copia de seguridad consiste en la extracción de una copia de los datos (incluyendo los datos críticos) con la finalidad de restaurar dichos datos en caso de daños o pérdidas.

El  propósito de la copia de seguridad es restaurar los datos si algo ocurre y se pierde la información.  Por ejemplo, alguien puede borrar accidentalmente (o maliciosamente) un email o un servidor que contenga datos críticos para la empresa y, si no dispusiéramos de copia de seguridad, estos se pierden.

 

Archivado de correo: ¿Qué es?

El archivado de correo consiste en hacer una copia de los datos para retenerlos a largo plazo (años o décadas) y en una ubicación segura que tenga un acceso muy restringido. En la mayoría de ocasiones los datos originales se eliminan después de realizar el archivado, permitiéndonos disponer de mayor espacio de almacenamiento para nuestro día a día.

Archivar el correo puede servir para múltiples propósitos. El más habitual es ayudar a localizar algunos datos críticos necesarios una vez transcurrido un largo período de tiempo. Otro propósito puede ser disponer de dichos datos para utilizarlos como prueba legal, en caso de ser necesario.

 

Las diferencias entre el archivado de correo y la copia de seguridad

La más importante es que los sistemas de respaldo (copia de seguridad) restauran datos, mientras que los sistemas de archivado de correo los recuperan.

Cuando se restaura un archivo o dato, normalmente se trata de un único archivo, servidor o base de datos. Pero cuando se recupera, suele recuperarse una colección de datos relacionados que pueden estar almacenados en distintos servidores o formatos.

Para hacer una restauración de una copia de seguridad es necesario que sepamos donde está el archivo o datos críticos que queremos recuperar. En cambio, para recuperar información que hemos archivado no es necesario, sólo necesitamos saber el conjunto de parámetros que queremos recuperar. Por ejemplo: queremos recuperar un contrato de un cliente determinado pero no sabemos dónde se encuentra exactamente. No pasa nada, solo tendremos que poner unas palabras clave en el buscador – contrato XXX, por ejemplo – y nos aparecerán todos los correos relacionados.

 

La importancia de los dos sistemas

Muchas empresas intentar utilizar el sistema de copia de seguridad como un sistema de archivado de correo, lo que significa que mantienen sus copias de seguridad durante mucho tiempo.

La primera vez que necesitaran hacer una recuperación real, encontraran lo difícil que es recuperar algo que está destinado a hacer restauraciones. Esto hará que la recuperación sea mucho más lenta y costosa.

Si quieren recuperar un correo electrónico es mucho más fácil y rápido contar con una solución de archivado de correo. Así evitaran demorar la búsqueda de los datos críticos necesarios y podrán dar respuesta a la necesidad original de forma ágil, ya sea presentarlos como prueba legal en un litigio o recuperarlos para elaborar un informe o propuesta para un cliente.

 

Desde LISOT Informática Empresarial en Barcelona os ofrecemos diferentes sistemas tanto de copia de seguridad como de archivado de correo.